Utilisation des outils bureautiques de communication et de gestion de tâches (Slack, Trello) dans les services de chirurgie
Communication orale
Etablissements rattachés à ce résumé :
1) 69 - Lyon Bron - C.H.U. Hôpital Louis Pradel - Service de Chirurgie Thoracique et Cardio-Vasculaire A
2) USA - New York - Mount Sinai Hospital - Sinai BioDesign and Neurovascular Surgery

Auteur principal :
Grinberg Daniel


Co-auteurs :

Bruhat Alexis2 / Costa Anthony2 /

Objectifs :

Les outils de communication au sein d’un service de chirurgie sont multiples : conversation téléphoniques (portables, DECT), emails, messages instantanés (SMS, WhatsApp), commissions, petites notes, Post-it. Ces outils sont imparfaits, leur efficience discutable, et la légalité de leur utilisation est floue. La structure des services de chirurgie (nombre d’intervenants, hiérarchie, communication) peut dans une certaine mesure s’apparenter à celle d’une start-up. Certains outils modernes et performants de communication et de gestion de tâches ont été spécifiquement développés pour les groupes de travail et les petites entreprises (start-up, PME). Nous décrivons certains de ces outils et contextualisons leur utilisation dans le cadre d’un service clinique.

Matériel et méthodes

Une enquête succincte, réalisée au sein de l’écosystème biotechnologique académique et non-institutionnelle à New York, a été réalisée afin de connaître les logiciels les plus utilisés. L’analyse de ces solutions était focalisée sur trois types de paramètres : fonction (utilisabilité, utilité et intégration dans l’environnement technologique existant), cadre légal d’utilisation, coût.

Résultats

Parmi les solutions existantes, Slack et Trello sont parmi les outils les plus utilisés (8 millions et 1,1 million d’utilisateurs quotidiens revendiqués respectivement). Ces deux outils sont utilisables sur des supports multiples (ordinateurs, smartphones, tablettes) et nécessitent une connexion internet. Slack est une solution de messagerie instantanéepermettant d’échanger des messages alphanumériques et des documents de tous types au sein de groupes à thème ou entre membres d’une équipe. Ces échanges s’articulent en fils de discussion, permettant de conserver un historique. Slack permet de réduire jusqu’à 70% les échanges emails. Enfin, en termes de sécurité, Slack est conforme au RGPD. Son utilisation devra néanmoins être approuvée après enquête de la direction du système d’information et de l’informatique de l’établissement. Trello est un organisateur de tâches, s’inspirant du principe du post-it : une tache correspond à une carte, librement déplaçable sur un tableau de bord. Pour chaque carte, l’utilisateur associe des membres du groupe, des pièces jointes, une dates limites. Ces logiciels sont interconnectablesentre eux et avec les logiciels bureautiques courants (Google document, Outlook…).

Conclusions

Des outils performants initialement développés pour les start-up peuvent être utilisés pour faciliter la communication au sein des services de chirurgie et des équipes de recherche, sans compromettre la sécurité des informations liées aux patients.

Mots-clés :
Instruments (Device), Recherche (Research), Bioengénérie (Bioengineering),